Notion voor webshops: één systeem voor producten, leveranciers en weekcijfers

Waarom Notion werkt voor webshops

Notion is geen webshop en geen voorraadplatform. Het is de laag erboven: de plek waar je plant, beslist en vastlegt wat er hierna gebeurt. De kracht zit in relaties. Een product kan gekoppeld zijn aan de leverancier, de inkooporders en de listingteksten, en dat zie je allemaal vanaf één pagina.

Je webshop, marktplaatsen en boekhoudsoftware blijven waar ze zijn. Notion verbindt de informatie die je nodig hebt om beslissingen te nemen.

De databasekaart

Zes databases dekken het meeste werk rond een webshop. Je hebt ze niet allemaal op dag één nodig (daarover hieronder meer), maar dit is het volledige plaatje.

1. Producten / listings

Eén rij per product of SKU. Dit is het hart van het systeem.

• SKU en productnaam
• Kanaal (multi-select): eigen webshop, bol, Amazon of andere marktplaatsen
• Status: idee, sample, live, gepauzeerd, uit het assortiment
• Cost price en selling price, allebei exclusief btw
• Marge (formule): (prop("Selling price") - prop("Cost price")) / prop("Selling price"), weergegeven als percentage
• Relaties met Leveranciers, Inkooporders en Content

Maak weergaven per kanaal en per status, zodat je alleen de live listings ziet van het kanaal waar je mee bezig bent.

2. Leveranciers

Eén rij per leverancier.

• Contactpersoon, e-mailadres en voorkeur voor contact
• Levertijd in dagen
• Minimale bestelhoeveelheid (MOQ)
• Betalings- en verzendvoorwaarden
• Relatie met Producten

Leg afspraken vast op de leverancierspagina zelf: prijzen, voorwaarden en alles wat je in een gesprek hebt afgesproken. De volgende keer dat je het nodig hebt, hoef je geen chat door te zoeken.

3. Inkooporders

Eén rij per bestelling die je bij een leverancier plaatst.

• Relatie met Leverancier en met Producten
• Aantallen, op de pagina zelf of in een database met orderregels voor grotere bestellingen
• Besteldatum en verwachte aankomst
• Status: concept, besteld, betaald, verzonden, ontvangen

Een bordweergave op status laat in één oogopslag zien wat onderweg is en wat te laat is.

4. Voorraad

Je kunt de voorraad bijhouden als eigenschappen in Producten, of als aparte database als je met meerdere locaties werkt. Hoe dan ook heb je drie velden nodig:

• Current stock
• Reorder point: het niveau waarop je moet bestellen, gebaseerd op hoe snel het product verkoopt en de levertijd van de leverancier
• Reorder now (formule): prop("Current stock") <= prop("Reorder point")

Een weergave gefilterd op “Reorder now” wordt je inkooplijst.

5. Content

Eén rij per stuk content: listingteksten per kanaal, foto’s, video’s en campagnes. Geef het een status (te doen, bezig, live) en een relatie met Producten.

Als een product gekoppeld is aan de content, zie je welke listings nog foto’s of een tekstupdate nodig hebben. En je schrijft de kernomschrijving van het product één keer en past die per kanaal aan, in plaats van drie keer opnieuw te beginnen.

6. Weekcijfers (KPI’s)

Eén rij per week, met een handvol cijfers:

• Omzet en aantal bestellingen
• Brutomarge
• Advertentie-uitgaven, en de opbrengst daarvan (ROAS) als je die bijhoudt
• Retouren of klantproblemen
• Een korte notitie: wat viel deze week op?

Houd de lijst kort. Verandert een cijfer nooit een beslissing? Laat het dan weg.

De wekelijkse cijferreview (15 minuten)

Een database met cijfers helpt alleen als je ernaar kijkt. Kies elke week één vast moment, dezelfde dag en dezelfde tijd, en doorloop steeds dezelfde stappen:

1. Vul de rij van deze week in Weekcijfers in.
2. Vergelijk met vorige week: wat ging omhoog, wat ging omlaag, en waarom?
3. Check de weergave “Reorder now” en inkooporders die te laat zijn.
4. Kies een of twee acties en zet ze als taken in je systeem.

Vijftien minuten is genoeg als de cijfers op één plek staan. Het past vanzelf binnen een bredere weekreview, die we beschrijven in Een weekreview die je ook echt doet.

Het inkoopmoment

Gemiste nabestellingen gebeuren zelden omdat verkopers het niets kan schelen. Ze gebeuren omdat inkoop gedaan wordt “als er tijd is”. Een vast inkoopmoment, wekelijks of maandelijks afhankelijk van je volume, lost dat op.

1. Open de weergave “Reorder now”.
2. Check de levertijd en MOQ bij de gekoppelde leverancier.
3. Maak een inkooporder aan vanuit een databasetemplate, met de leverancier en producten gekoppeld.
4. Zet de status op besteld en vul de verwachte aankomstdatum in.

Omdat elke bestelling gekoppeld is aan producten en een leverancier, zie je later wanneer een product voor het laatst besteld is en hoe lang de levering echt duurde. Zo worden je bestelpunten steeds beter.

Waar AI helpt

Zodra de data gekoppeld is, heeft Notion AI context om mee te werken. In het dagelijks gebruik is het vooral handig voor voorbereiding:

• Weekcijfers samenvatten: wat er veranderd is ten opzichte van vorige week, en welke producten opvallen.
• Listingteksten opstellen op basis van de producteigenschappen en je tone of voice, aangepast per kanaal.
• E-mails aan leveranciers voorbereiden: een nabestelling of een vraag over een vertraagde zending, op basis van de inkooporder.

De regel die we aanhouden: AI bereidt voor, een mens beslist. AI wijzigt geen prijzen, plaatst geen bestellingen en mailt niet zelf met leveranciers.

Begin klein

De snelste manier om met deze opzet te mislukken, is alle zes databases in één weekend bouwen en ze daarna niet meer gebruiken. Bouw in plaats daarvan in deze volgorde:

1. Producten en Leveranciers. Importeer je productlijst uit een CSV-export van je webshop, en koppel elk product aan de leverancier.
2. Inkooporders en voorraad. Begin bij je volgende inkoopmoment. Voeg de voorraadvelden en de formule “Reorder now” toe.
3. Weekcijfers. Vul elke week één rij in en zet de review van 15 minuten in je agenda.

Content kan volgen zodra de kern elke week gebruikt wordt. Wil je zien hoe dit past in een compleet systeem met doelen, projecten en routines? Lees Wat is een business operating system?

Bouw het zelf of laat het bouwen

Alles in deze gids gebruikt standaardfuncties van Notion. Wil je het laten inrichten rond je eigen webshop, kanalen en leveranciers? Daar is Notion-consulting voor: we brengen in kaart hoe je werkt, bouwen de databases en routines samen met je, en dragen het over met SOP’s zodat je het zelf kunt draaien.

Begin je liever vanaf een kant-en-klare basis? Neuro Canvas is ons Life & Business Operating System voor Notion, met doelen, projecten, taken en een weekreview al met elkaar verbonden. De e-commercedatabases kun je erbovenop toevoegen.

Weet je niet zeker welke route past? Plan een gratis gesprek en dan kijken we samen naar je opzet.

Wil je eerst een Notion-systeem proberen? Neuro Canvas Start is gratis: een persoonlijke pagina in je eigen Notion voor wat er vandaag toe doet.

Veelgestelde vragen

Kan Notion voorraadsoftware vervangen?

Voor een klein assortiment werkt Notion goed als plannings- en beslislaag: bestelpunten, inkooporders en afspraken met leveranciers. Bij een groot assortiment, meerdere magazijnen of realtime voorraadsynchronisatie tussen kanalen houd je gespecialiseerde voorraadsoftware en gebruik je Notion voor planning en beslissingen.

Kan ik Shopify, bol of Amazon koppelen aan Notion?

Ja, via integraties, automatiseringstools of de API van het platform. We raden aan te beginnen met een wekelijkse handmatige update of een CSV-import. Werkt de routine eenmaal, automatiseer dan de onderdelen die de meeste tijd kosten.

Hoeveel producten kan Notion aan?

Honderden producten werken prima. Houd weergaven gefilterd, bijvoorbeeld op kanaal of status, zodat pagina’s snel laden, en archiveer producten die uit het assortiment zijn in plaats van ze in actieve weergaven te laten staan.